경영진단_048 거래처는 잘 관리하고 계신가요?

거래처를 관리하는 것은 비즈니스에서 아주 중요한 포인트이기도 합니다.

먼저 거래처 현황과 파일을 관리하는 것은 기본입니다. 거래처 현황표에는 거래처의 대표자, 담당자, 연락처 등 거래처 현황을 알 수 있게 작성합니다. 이는 단일 담당자를 두었을 경우에 발생되는 정보의 유동성을 확보하기 위한 조치입니다. “누구 없으면 회사가 안 돌아가”라는 문장이 성립되지 않는 것이 필요합니다. 거래처 현황표에는 인수 인계를 명확하게 하고, 거래처의 신용도 파악 등의 자료도 제공해 줍니다. 거래처 파일에는 거래처 현황표, 계약서, 담보관련서류, 거래처 방문일지 등이 첨부 됩니다.

거래처 방문일지는 가능한 단순한 것이 좋습니다. 특기 사항이 있을 때마다 방문일자, 특기사항, 관련서류를 기재합니다. 영업관리자는 1개월, 3개월, 반기, 연간 단위로 주기적인 방문을 하는 것이 필요합니다. 이를 통해 거래처의 판매추이, 신용변화 추이 등을 알 수 있습니다.

사전적으로 거래처를 개설할 때, 일정한 기준이 필요합니다. 사후적으로 거래처 개설이 기준에 따라 적정하게 이루어졌는지 확인이 가능합니다. 거래처 파일에는 고객의 니즈(VOC), 불평불만 사항등이 지속적이며 적정하게 관리되어야 합니다. 거래처별 거래금액과 자금거래도 기준에 의해 적정하게 이루어져야 장기적인 비즈니스 파트너십을 유지할 수 있습니다.

거래처의 신용평가는 신용정보라인을 통한 평가가 가능합니다. 한국기업테이터에서 운영하는 CRETOP(www.cretop.com), Nice DNB의 CREPORT(www.creport.co.kr), 이크레더블 (www.ecredible.co.kr) 을 참고하면 됩니다.

공적 장부를 통한 조사를 할 수 있습니다. 사업장과 대표자의 소재지, 거주지의 부동산 등기부등본의 열람입니다. 이는 대한민국 법원-인터넷 등기소(www.iros.go.kr)에서 열람이 공개되어 있습니다. 전문경영인을 운영하는 대기업의 경우를 제외하고, 중소기업을 운영하는 경우에 해당한다고 할 수 있습니다. 사업장 소재지가 대표자의 거주지 부동산 모두가 타인 명의로 되어 있다면, 사업장 소재지나 대표자의 거주지가 자기소유라고 하더라고 부동산 등기부 둥본에 권리관계가 복잡하게 나타나 있거나, 부동산 등기부 등본의 권리 관계에서 권라지 중에 제3 금융권이나 개인인 경우에도 유심히 바라보아야 합니다.

법인 등기부 등본의 열람도 필요하면 조사해볼 필요가 있습니다. 인터넷 등기소에서 법인의 설립일을 확인하여 사업이력을 살펴보면 도움이 됩니다. 이사의 변동사항이 빈번하다면 신용에 문제가 있다고 봅니다. 자본금이 매출액의 5~15% 전후이면 튼튼한 거래라고 볼 수 있지만, 가처분, 기업회생절차 등의 등기가 되어 있다면 신용에 문제가 있는 거래처로 다시 점검할 필요가 있습ㄴ디ㅏ.

비재무적 요인의 신용조사도 가능합니다. 기업체 개요를 조사하는 것입니다. 소재지, 연락처, 설립일자, 기업규모, 업종 및 업태, 주요 매출품목, 주 거래은행, 총자본, 자기자본, 타인자본 규모를 파악합니다. 사업력을 조사합니다. 사업이력이 길면 길수록 양호한 기업으로 봅니다. 사업장에 대한 조사도 필요합니다. 사업장 소유, 사업장 입지조건, 생산시설 규모, 청결성 등을 파악하는 것입니다. 경영자의 경력을 조사하는 것입니다. 경영자의 주요 경력과 실제 경영자와 명의상의 경영자가 상이한가를 파악하는 것입니다. 또한 주위의 평판도 중요합니다. 동종 업계 등의 회사와 경영자에 대한 평판을 알아보는 것입니다.

마지막으로 종업원의 사기를 파악하는 것입니다. 또한 종업원의 평균 근속연수가 5년 이상이면 양호한 것으로 간주할 수 있습니다. 위의 사항을 근거로 거래처는 매출액, 신용도에 따라서 등급을 나누어 분류하고, 여신한도를 정하여 가능하면 보수적으로 운영하는 것이 필요합니다.

한 거래처를 갖는 것은 또 다른 계열사를 꾸리는 것과 같았다고 말씀하시는 성공 CEO의 말씀이 기억납니다. 거래처를 잘 관리하는 것도 경영의 중요한 일상입니다. ⓒ 김형래

 

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